Mehr Hotspots - ja bitte! Oder wie plane ich einen Hotspot

[bierlaus]

Liebe Forengemeinde,

hat nicht der eine oder andere von Euch schon mal davon geträumt, einen Hotspot zu veranstalten?  Muss ja nicht gleich so groß sein wie in Winterswijk, aber so ein netter Mini-Hotspot wäre doch was....

Ich möchte 2017 einen Mini Hotspot bei uns im mittleren Schwarzwald anbieten, habe eine Veranstaltung in dieser Größe aber auch noch nie geplant. Deshalb bitte ich im Namen aller Hotspotplaner und -Interessenten alle, die damit Erfahrung haben, sich hier einzubringen. 

Ideen, Vorschläge, aber auch Probleme, die bei Planung und Durchführung vorkommen sollen hier gesammelt werden.

Oder vielleicht finden sich ja auch Gleichgesinnte, die zusammen was auf die Beine stellen wollen?
Vielleicht gibt es ja bald ganz viele neue Treffen?

Mit viel Neugierde erwarte ich Eure Antworten!
Sonnige Grüße aus dem Schwarzwald
Sylke

[profpeter]

Gute Idee! Und vielleicht ist die Organisation nicht so schwer. Es gibt in den Niederlanden, ausserhalb Winterswijk nur kleine Gelegenheiten sich zu treffen.
Doctor Dick hat mit hilfe von Ton und mich drei Eintagstreffen organisiert hier in der Gegend.
Was man braucht is einen Raum. Wir haben zwei Räume zur Verfügung. Das Programm läuft von 11 bis 17 Uhr. Es gibt Zusammenspiel, Offene Bühne, ein kleines Konzert oder Workshop. Bisher gab es 30 bis 35 Leute bei jede Gelegenheid. Essen und Trinken bringt jeder selbst mit.
Mit ganz wenig Mittel und sehr einfach organisiert aber jedes Mal mit viel Erfolg, Gemütlichkeit, Spass usw.
Wenn so ein oder zwei gute Treffen stattgefunden haben kan mann entscheiden das nächste Mal in einem größeren Maßstab zu organisieren.
Also, probier Mal!

[UkeDude]

Ich kann ja mal den idealen Hotspot beschreiben (aus MEINER Sicht. Man kann dann ggf Sachen weglassen):

Es braucht eine Location die folgende Attribute hat:
- Einen Saal mit Bühne
- Viele kleinere Räume zum Üben / Workshops
- Eine "Play together" Area
- Stellplatz für Wohnwagen/Caravans
- Massenquartierplätze
- Bezahlbare Hotels in der Nähe
- und das alles von 10-100 Personen skalierbar


Folgende Sachen bzw Fragen sind darüber hinaus zu beachten:
- Wer tritt als Veranstalter auf?
- daraus folgt, wer meldet das der GEMA? (in D)
- Wie schaut die Verpflegung der Teilnehmer aus?
- Wie viele Helfer hab ich?
- Wie lange soll der Hotspot dauern (1Tag / Wochenende) Bei einem Tag braucht man keine Übernachtungsmöglichkeiten. Da kommen aber auch nur die aus der Gegend
- Das ist alles in Ruhe zu planen und benötigt Zeit!
- Was will man als "Programm" anbieten, was braucht man alles dazu z.B.:
    => Offene Bühne (Moderator, Micros, Mischpult, Mischer, Stative, Licht, Hintergrund....Bühne halt)
    => Workshops (Referent, Thema, Raum, ...)
    => Sozial Event (kann man was besichtigen, ein kleines Gemeinschaftskonzert machen, ....)
    => Tombola (Rechtliches!!!, Preise, Lose, ....)

Man kann es mehr oder weniger mit der Vorbereitung einer Hochzeit vergleichen.

Das alles garantiert aber nicht einen Erfolg, das steht und fällt mit den Teilnehmern.

Das sind die Erfahrungen aus 6 Jahren Winterswijk Orga und zwei Mini Hotspots bei uns daheim. Man muss auch immer davon ausgehen, dass erst einmal nur 2-3 Personen teilnehmen... Man darf sich nicht von den Treffen in Essen, HH, Bremen oder Winterswijk verleiten lassen, die haben auch klein angefangen. Auf dem Land ist es halt auch immer schwieriger, als in einer großen Metropole (wie Winterswijk )

[Bebopalula]

Mini Hotspot bei uns im mittleren Schwarzwald

Super Idee, @bierlaus! 

Prof. Peter hats ja schon gesagt, ist eigentlich ganz einfach, wenn man es nicht zu kompliziert macht:

- Frühzeitig Termin klären und bekannt machen
- Raum/Räume gfls. Außengelände (Wiese o.ä.)
- Verstärkeranlage mit Bedienung (im Bekanntenkreis rumfragen)
- Getränke bereitstellen (Sparschwein daneben)
- Essen für ein tolles Buffet bringt jeder selbst mit (klappt eigentlich immer)
- Kleines Programm (Schrammeln, Offene Bühne, Workshops....)
- Gute Laune (wird bei allen vorausgesetzt)

Viel Spaß beim Planen! (Die Nachfrage wird groß sein...)

[Knasterbax]

Was die Organisations-Notwendigkeiten angeht, scheint es starke Stadt-Land-Unterschiede zu geben. Bei den beiden Berliner Hotspots, die ich als Teilnehmer erlebt habe, hielt sich der Aufwand in Grenzen, glaube ich.  Es brauchte keine Wiese und keine Quartiere, Veranstaltungsort war die Musikkneipe, in der sich der Stammtisch eh immer trifft.  Dort sind Bühne und Technik schon vorhanden, Essen und Trinken ebenfalls, und die GEMA war dort meines Wissens auch kein Thema mehr. Wichtig war, einen hörenden Menschen wie Harrycane zu haben, der bei den Bühnensachen Mikros ausrichtete und Mischpultknöpfe drehte.

Es gab zwei, drei Workshops von interessierten Profis (Andreas David) und Laien (wie mir  ).

Fürs Bühnenprogramm musste man sich anmelden, dazwischen gabs Sing-along mit Beamer. Wichtig war, einen Moderator zu haben, der durch den Abend führt.

Ukulelen-An- und -verkauf fand im Hinterzimmer statt, wie auch die Tombola, für die natürlich Lose gekauft werden mussten und Gewinne eingeworben. Was mit dem Losverkauf-Erlös hinfließt, sollte vorab geklärt werden 

[Caruso]

Ich habe u.a. zwei mehrtägige Hot-Spots, die im ländlichen Bereich, fern der Zivilisation stattfanden, mit ca. 30 Teilnehmern organisiert. So ein Treffen erfordert natürlich eine andere Planung, als wenn es (evt. nur einen Tag) in einer Stadt statt findet. Im Kleinformat habe ich es so gemacht, wie es in Winterswijk im größeren Rahmen abläuft. Das heißt, dass ich Unterkunft, Essen und Trinken (natürlich auch Bier) für eine Pro-Kopf-Pauschale bereit gestellt habe.

Hier meine Tipps, langatmig ausgeführt:

- Die Anfahrt sollte ggf. gut beschrieben werden, vor allem aus der Perspektive eines Ortsfremden. Ich persönlich würde auf Hinweise vor Ort verzichten, da man damit teilweise unerwünschte Gäste bzw. solche, die einem das Bier klauen, anlockt. Das gilt vielleicht auch nur für Nordfriesland. Besondere Hinweise bedarf evt. die Anreise per ÖPNV (Bus, Bahn, Fähre, Flugzeug), vielleicht braucht es einen Shuttleservice.)
- Hinweise auf preiswerte, gute bzw. günstig gelegene Übernachtungsmöglichkeiten sind für Auswärtige hilfreich; Ortskundige können häufig bessere Tipps geben als das Internet.
- Den Kostenbeitrag würde ich immer gleich bei der Begrüßung kassieren. Man kommt sich vielleicht ein wenig doof vor, aber dann hat man es hinters sich, vor allem unter dem Aspekt, dass sich schnell ein erkleckliches Sümmchen ergibt. Außerdem ist es ratsam, die Leute vorab darum zu bitten, das Geld passend mitzubringen.
- Bei Getränken scheint es mir am geschicktesten, einen Kühlwagen zu nehmen und die Getränke auf Kommission zu holen, wie man so schön sagt. Sprich: Man gibt die unverbrauchte Ware zurück und bezahlt nur den tatsächlichen Verbrauch. Außerdem hat es den Vorteil, dass man den Kühlwagen fertig beladen abholt, sich alle Leute vor Ort beim Hot-Spot selbst bedienen und die restlichen Getränke einfach wieder retour gehen. Das spart Arbeit. Ich habe für die Getränke eine überschlägige Umlage gemacht, was mir am einfachsten erscheint. Dann kann sich jeder soviel Wasser, Cola, Saft oder Bier nehmen, wie es ihm gefällt und zahlt eine Pauschale. Das mag für den manche Leute viel sein, für andere wenig, aber es hat sich bewährt. Für einen Kühlwagen muss man evt. einen üppigen Stromverbrauch bzw. -preis einkalkulieren; vor allem, wenn man einen Veranstaltungsort nutzt, der üppige Kilowattstundenpreise abrechnet und der Kühlwagen Strom frisst.
- Beim Essen schlage ich einfache Varianten vor. Wer mal in Winterswijk war weiß, dass sich Leute zum Brötchenschmieren zur Not auch mal ein Messer teilen können und dass man mit wenig Auswahl an Brötchen, Butter, Käse, Aufschnitt, Frischkäse und Marmelade weit kommt. Vor allem, wenn man die Gäste vorab informiert, dass es rustikal wird. Für warme Mahlzeiten gilt dasselbe: Würstchen (konventionell/vegetarisch) und Kartoffelsalat oder Gulasch und Blumenkohlsuppe machen einfach und günstig viele Leute satt.Wenn man für das Frühstück reichlich einkauft, können die Gäste sich den Tag über bei Hunger bedienen und abends gibt es dann warm. Suppe kann man sich beim Schlachter bestellen und ggf. auch liefren lassen. Dort kann man sich auch bezüglich der Mengen beraten lassen (gleiches gilt für die Getränke.)
- Falls Strom vorhanden ist, sollte man auch genügend Verlängerungskabel und Verteilersteckdosen besorgen. Gleiches gilt für die nächtliche bzw. allgemeine Beleuchtung; sei es zum Musizieren, sei es, um den Weg zum Klo zu beleuchten. Für die letzteres ist genügend Klopapier vorrätig zu halten.
- Für ausreichend Sitzgelegenheiten und Tische sollte gesorgt sein. Ich habe mir dafür Festzeltgarnituren (je 2 Bänke + Tisch) geliehen. Kontakte zur örtlichen freiwilligen Feuerwehr helfen hier häufig weiter.
- Ich habe bei den letzten Treffen die Beobachtung gemacht, dass die Ukulelisten immer ausreichend Liederbücher bzw. Liedtexte+Akkorde dabei hatten. Meine vorsorglich vorgehaltenen selbst kopierten Liederbücher wurden nicht benötigt. Ggf. einfach mal vorher anfragen, ob Bedarf ist bzw. dazu aufrufen, sich zu verabreden, dass ausreichend identische Vorlagen zum gemeinsamen Muszieren vorrätig sind.
- Ich empfehle, vorab einen Eindruck zu geben, was die Leute erwartet bzw. was sie nicht erwartet / erwarten können. Man muss auch immer damit rechnen, dass mal ein Teilnehmer enttäuscht oder unzufrieden ist, obwohl man sein Bestes gegeben hat. Ich habe bislang noch keine wirklich schlechten Erfahrungen gemacht, aber z.B. die Haidburg, die ich schon zwei Mal als Veranstaltungsort genutzt habe, ist eher rustikal, hat keine Zentralheizung, größere Schlafsäle und einfache sanitäre Anlagen. Das sollte man vorher lieber angemessen beschreiben. Spitze Kommentare bekommt man trotzdem noch.
- Beim Angebot von Veranstaltungen braucht man es m.E. nicht übertreiben. Um es in der Sprache der Kinderbetreuung zu sagen: es sollte ausreichend Zeit zum Freispiel vorhanden sein  bzw. zum gemeinsamen Musizieren und Schnacken. Work-Shops werden prinzipiell gern angenommen, aber gerade bei kleineren Treffen sollte man sich nicht übernehmen, da der Aufwand ja auch gerechtfertigt sein soll. Unvermeidlich finde ich persönlich eine offene Bühne, egal wie klein der Kreis ist. Der Aufwand hält sich in angenehmen Grenzen, jeder kann (muss!) etwas beitragen und somit regelt es sich quasi selbst. Ich finde, dass der Gastgeber dabei die Aufgabe hat, die Teilnehmer penetrant zum Auftritt auf der offenen Bühne zu überreden, wenn sie nicht wollen Damit beginnt man am besten frühzeitig, sprich sobald sich die Leute anmelden. Dann können sie üben und sich moralisch vorbereiten. Wenn die Atmosphäre stimmt und man allen klar macht, dass man sie dringend auf der Bühne sehen will, klappt es auch bei den meisten. Die meisten Ukuleleliste wollen ja schon ganz gerne mal vorne stehen. Dabei kommt man bei der in der Regel ohne elektrische Verstärkung bzw. Mikro aus, solange der Kreis der Zuhörer nicht zu groß ist. Wenn Teilnehmer PA dabei haben, ist das natürlich auch toll, aber man sollte sich da nicht unter Druck setzen. Ich empfinde unverstärkte Vorträge meist besser. (Ansonsten kann man sich auch vertrauensvoll an die örtliche Kirchengemeinde wenden und schauen, ob man vielleicht auch ein kleines Dilettanten-Konzert auf die Beine stellt im Gemeindehaus oder auf diesem Wege gleich die Kirche profanisiert.)
- Es lohnt sich, die Geschichte ein paar Monate im voraus bzw. für das nächste Jahr zu planen, damit die Gäste planen bzw. Urlaub beantragen können. Wenn man sich irgendwo einmietet, braucht man meist sowieso Vorlaufzeit, auch was evt. Hotels und Pensionen für die Gäste angeht, von der Leihe von Kühlwagen und nem Termin bei Schlachter ganz abgesehen.
- Finanziell sollte man nicht zuuu eng planen, damit man nicht auf der Rechnung sitzen bleibt, aber eigentlich ist so was für relativ wenig Kohle pro Nase auf die Beine zu stellen. Für Essen+Getränke kommt man schon mit ca. 13 Euro pro Teilnehmer pro Tag als Pauschale schon zurecht, wenn man es einfach hält (einmal kalt, einmal warm und freie Getränke.) Gut ist es, wenn man so was wie die Haidburg (altes Landjugendheim in Nordfriesland) an der Hand hat, wo man pro Teilnehmer/pro Übernachtung zahlt. Das macht die Sache kalkulierbarer, allerdings kommt da noch immer der Strom und die Reinigungspauschale dazu, die beide letztlich teilnehmerzahlunabhängig sind. Der zugehörige Kamin will auch betrieben werden. Man muss auch damit rechnen, dass Teilnehmer kurzfristig abspringen. Ich glaube, es waren bei mir maximal 2 Leutchen, das kann schon passieren, hat bei mir aber nicht so viel gemacht. Die Sache hat sich immer getragen und lief ohne Verlust ab. Man muss eben wissen, ob man zur Not selbst das Portemonnaie aufmachen will und wie viel man sich leisten kann.
- Wie ich im Gespräch mit anderen Veranstaltern solcher Treffen herausgefunden habe, ist es normal, dass es einem kurz vor dem Treffen leid tut, dass man so einen Quatsch angezettelt hat. Ein bisschen Lampenfieber und Panik gehören wohl dazu. Man rechnet damit, dass doch keiner kommt und man auf den Ausgaben sitzen bleibt, ganz davon abgesehen, dass nix klappen wird, alle schlechte Laune haben und man nach der Veranstaltung das Land verlassen muss, weil selbst die eigenen Eltern nix mehr mit einem zu tun haben mögen. Wider Erwarten läuft es dann aber doch super und alle sind happy.

[bierlaus]

Hallo Caruso,

na das ist ja mal ne tolle "Gebrauchsanweisung", da kann man ja gleich loslegen.....Danke dafür!

Sobald ich die Räumlichkeit gefunden und gebucht habe, gitbs einen Termin für den Mittelschwarzwälder Hotspot.
Schade, dass die Haidburg so weit weg ist, ich wäre dabei! Bin ja eigentlich auch ein Nordlicht. Naja, eher Mitteldeutschland.

Viele Grüße
Sylke